Как выбрать финансовую систему? Что лучше: заказная программа или универсальная?

Для начала определимся с понятием финансовой системы применительно к теме моей статьи: Здесь я имею в виду систему для ведения трех ветвей учета одновременно: бухгалтерского, финансового и управленческого. Чем они отличаются между собой и для чего предназначены? Бухгалтерский учет — вид учета, ведение которого требует от нас правительство. Одна из задач опытного бухгалтера в рамках бухгалтерского учета состоит в том, чтобы показать минимальную прибыль и, тем самым, уменьшить сумму налога на прибыль. Финансовый учет — в его ведении заинтересованы собственники, например, акционеры. Одной из задач здесь, в противоположность бухгалтерскому учету, является показ максимальной прибыли. Разумеется, я не веду речь о так называемых «белом» и «черном» учете, «двойной бухгалтерии» и т.п. Просто бухгалтерский и финансовый учет могут вестись по разным правилам, в некоторой степени достаточно независимо друг от друга. Чтобы пояснить мысль, проиллюстрирую ее таким примером: С точки зрения бухгалтерского учета складской учет запасов ведется в рублях. Если Вы закупили запасов на 1000 USD при курсе 10 рублей за 1 USD, то на складе образовался запас на сумму 10000 рублей (и одновременно 1000 USD). А потом Вы продали эти запасы за 20000 рублей при курсе 25 рублей за 1 USD. Что происходит по правилам бухгалтерского учета? Вы получили прибыль 10000 рублей. Фактически же Вы понесли убытки на сумму 200 USD. Итак, продолжим: Управленческий учет — он помогает менеджеру принять правильное решение. Например, анализ продаж определенной номенклатуры товарных запасов определенной группе покупателей и т.д., и т.п.

Так что же лучше: заказная программа или универсальная? Разумеется, однозначного ответа на данный вопрос не существует. Я постараюсь привести наиболее значимые, на мой взгляд, плюсы и минусы обоих вариантов.

Заказная программа/набор отдельных программ. Может быть заказана у сторонней организации или написана собственными сотрудниками.

Достоинства: создана под требования конкретного предприятия/пользователя. В идеале в ней должны быть учтены все запросы/требования к получаемой информации (естественно, на момент написания самой программы). Я позволю себе следующую аналогию: специализированная программа подобна рубанку с определенной заранее геометрией ножа. Вы можете «строгать» информацию с минимальными затратами (рубанок — очень дешевый инструмент), однако, если Вам больше не требуется плинтус, а требуется вагонка, придется заказывать (или купить) новый нож и/или рубанок.

Недостатки:
1. Часто силами одного программиста не удается разработать, реализовать и внедрить полностью интегрированную систему, удовлетворяющую основным требованиям всех ветвей учета.
2. Зависимость владельца программы/набора отдельных программ от конкретного разработчика. Мне известно великое множество случаев, когда с увольнением сотрудника, являвшегося разработчиком программы, нормальная работа (я уже не говорю о модернизациях) оказывалась парализованной. Хорошо, если при этом остались исходные коды программы и разработчик пользовался каким-нибудь распространенным программным продуктом, а если нет?
3. Еще одна из возможных проблем — отсутствие взаимопонимания между программистом (разработчиком) и бухгалтером (пользователем или заказчиком). Подробнее об этом можно прочитать в статье «Как выбрать администратора финансовой системы?»

Универсальная программа.

Достоинства:
1. Как правило, является параметрически настраиваемой, иногда также содержит встроенный макроязык, т.е. для внесения изменений не требуется вызов программиста и замена исполнимых файлов.
2. Как правило, поддержка осуществляется фирмой-разработчиком, а не отдельным человеком, следовательно не происходит зависимости от конкретного лица, с увольнением которого могла бы произойти парализация работы системы.
3. Как правило, предлагаются интегрированные решения, т.е. дважды одну и ту же информацию в разных местах вводить нет необходимости.

Недостатки:
1. Консерватизм в сравнении с заказной системой. Если с помощью изменения параметров не удается получить требуемого алгоритма работы программы, процесс внесения изменений в универсальную программу может занять достаточно большое время (Вы должны будете убедить разработчиков, что требуемый Вам алгоритм необходим также большому числу других пользователей-клиентов данной программы).
2. Большая сложность в сравнении с узкоспециализированной программой. Если продолжить аналогию с деревообработкой, то это — сложный многофункциональный деревообрабатывающий станок с изменяемой геометрией ножа. На нем можно получить любой профиль, однако и квалификация сотрудника, обслуживающего/настраивающего его должна быть многократно выше. Как Вы считаете? Разумеется, настройку может произвести более квалифицированный специалист, а основную работу выполнять менее квалифицированный, однако, он должен, как минимум уметь работать на этом «станке». А теперь сравните с простым ручным рубанком.

Комбинированный вариант: Универсальная программа, адаптированная под специфические требования конкретного бизнеса.
Как я уже упомянул выше, бывают ситуации, когда универсальная программа, идеально подходящая предприятию в одной области, не способна «покрыть» требования этого же предприятия — в другой. Часто в этом случае используется комбинированный вариант: либо сосуществование двух систем, узкоспециализированной и универсальной, либо дополнительная «внешняя надстройка» к универсальной программе, расширяющая ее функциональность. В частном случае подобная «надстройка» может быть выполнена средствами встроенного макроязыка (например, Visual Basic for Applications).
За несколько лет работы консультантом по финансовой системе Scala мне довелось видеть множество подобных примеров, когда с помощью «внешней» программы производилась «стыковка» различных систем, например, производственной и финансовой, финансовой и специализированной таможенной программы.

Достоинства и недостатки здесь могут быть теми же, что и в каждой из составных частей такой системы отдельно.

Теперь несколько мыслей на тему собственно выбора: Мне кажется, что выбирая финансовую систему следует помнить также и о том, что Вы одновременно с этим выбираете себе и поставщика не только и не столько программы, а решений в области учета для Вашего бизнеса. Я порекомендовал бы Вам попросить его показать Вам работающую систему у одного из его клиентов и обязательно поговорить с конечными пользователями системы, спросив их прежде всего о качестве поддержки.

Как выбрать финансовую систему? А к чему готова Ваша организация?

Недавно мой коллега прочел статью, где говорилось о том, что не информационные технологии должны толкать вперед организацию, а, напротив, организация должна достичь определенного организационного уровня и ощутить потребность в технологиях. Как говорится, «соль на рану». Если посмотреть на вопрос выбора программы с этой точки зрения, можно придти к парадоксальному выводу: организации с низким уровнем исполнительской дисциплины интегрированная система НЕ НУЖНА! Интегрированная система, где информация движется от одного подразделения к другому «сквозным» образом, просто не будет выдавать адекватную информацию. Как говорится, «мусор на входе — мусор на выходе». А разговоры типа «что вы хотите от кладовщика, у него зарплата 5000 рублей?» могут лишь иллюстрировать ситуацию, когда сотрудник с зарплатой 5000 рублей экономит 5 минут, ибо не считает важным выполнить процедуру первичного ввода информации надлежащим образом важным делом, а сотрудник с зарплатой 30000 рублей тратит после этого 5 часов на выявление и исправление ошибки. Именно «иллюстрировать», но не объяснить или исправить. Я оставляю «за скобками» законный вопрос: «Не проще ли нанять кладовщика, который и со складом справится, и со вводом информации, и платить ему 10000 рублей? Наверняка, это дешевле выйдет.»

Самое интересное в этой ситуации состоит в том, что в «мусоре на выходе» непременно будет виноват тот, кто эту систему обслуживает, но не начальник того самого сотрудника, кто создал «мусор на входе». Увы, добиться локальных улучшений за счет каких бы то ни было подробных пользовательских инструкций или «инструкций по пользованию инструкциями» без изменения общей информационной культуры невозможно. И изменения эти должны произойти в первую очередь «наверху», а не «внизу». Многим руководителям кажется, что внедрение технологий позволит снизить влияние «неадекватного» человеческого фактора, но это заблуждение. Правда состоит в том, что технологии не способны полностью заменить человека, а лишь помогают ему. И человек, их использующий, должен быть адекватным, независимо от того, вводит он информацию «вручную» или считывает ее с помощью сканнера штрих-кодов.

Организации же, подобной вышеописанной, в лучшем случае, подойдет набор отдельных программ, никак не интегрированных между собой, с многочисленными сверками между различными подразделениями. Такая, прямо скажем, «лоскутная» автоматизация позволит более-менее держать под контролем некие локальные процессы. За счет двойного ввода информации будут необходимы дополнительные ресурсы (а значит никакой выгоды за счет использования 5000-рублевых сотрудников не получится), но зато будет облегчена так любимая многими возможность сверки между подразделениями. Об оперативности информации или ее достоверности в режиме реального времени в этом случае, разумеется, говорить не придется. В конце концов, каждый выбирает то, что ему ближе, но хаос автоматизировать невозможно, никакая самая умная система не поможет. И если высшее руководство компании питает иллюзии на этот счет, то мне искренне жаль…

На этой «оптимистической» ноте позвольте закончить.