Если Вы уже познакомились с другими страницами этого ресурса, то могли заметить, что везде употребляется термин «Финансовая система». Такое сужение темы было необходимо для обсуждения некоторых специфических, достаточно узких тем, однако, сейчас, как мне кажется, пришло время «поднять наш вертолет» на более высокую точку, с которой будет видно, то, что выпадало из нашего поля зрения.

Итак, что же мы имеем и, самое главное, что мы можем получить с помощью нашей информационной системы? По роду своей работы мне приходилось общаться как с бухгалтерами и сотрудниками финансовых отделов, так и с сотрудниками отделов снабжения, сбыта, производственниками, кладовщиками и т.д. И знаете, что они говорят о той системе, консультантом по которой я являлся? Бухгалтеры считают, что это логистическая система. Представители отделов логистики считают, что это бухгалтерская система. И только самые «продвинутые» понимают, что это информационная система, прежде всего. Почему так? Да просто информация в ней движется от одного человека к другому. Начинает вводить один человек, например, сотрудник отдела сбыта, на ее основе продолжает работу другой человек, например, сотрудник производственного отдела, далее подхватывает третий, сотрудник отдела снабжения. Затем — кладовщик, принимая материалы на склад, далее — бухгалтер, вводя счета-фактуры на закупленные материалы и транспортные расходы с привязкой к конкретной закупке и т.п. И снова — производство, сбыт и т.д. И каждый из них должен обеспечить определенную степень подробности, необходимую тем, кто является получателем информации, будь то сотрудник, стоящий следующим в цепочке ее движения, или руководитель, ее конечный получатель. Не удивительно при этом, что закупщик, например, вводя при формировании заказа на закупку некоторую аналитическую информацию типа Центров Затрат или т.п., думает, что это бухгалтерская система, ведь специализированная логистическая система вряд ли будет требовать от него ввода информации подобного рода. В свою очередь рядовому бухгалтеру совершенно не интересны такие понятия, как расширенный учет по партиям, местоположение на складе конкретного запаса и т.п. На мой взгляд, информационные системы класса ERP, да и любая интегрированная система с разделением функции ввода информации между различными людьми и/или отделами — это своего рода компромисс. И вот тут-то, на мой взгляд, мы и подошли к самому главному. Информационная система, о которой я веду речь,
— это не бухгалтерская система
— это не система финансового учета
— это не складская или логистическая система
Это — информационная система со «сквозным» движением информации от одного сотрудника к другому в режиме реального времени.
Хотите знать состояние Вашего склада по состоянию на текущий момент? Пожалуйста! А по состоянию на 24 часа 31 декабря 2003 года? Пожалуйста! А состояние Ваших взаиморасчетов с каким-либо поставщиком или покупателем? Легко! А прибыльность от продаж определенной группы товаров определенной группе покупателей или конкретному покупателю за прошлый месяц? И это без особых проблем. И самое главное, в одном месте, ибо система является интегрированной, а не набором несвязанных между собой отдельных программ.

А теперь позвольте мне задать Вам вопрос. Кого обычно считают главным получателем информации от таких систем? В большинстве случаев — это либо главный бухгалтер, либо финансовый директор. Не спорю, для них информация крайне важна. Однако, не получается ли так, что Ваша информационная система работает только на фискальные органы (в первом случае), либо обобщает информацию по предприятию в целом, не опускаясь до «излишних подробностей» (во втором). В то время как она должна «поставлять» информацию для принятия решений менеджерам всех уровней, кто в подобного рода информации нуждается. Помню, как в 1995 году я написал отчет, показывающий подробности для каждой конкретной продажи товара в шведских кронах по историческому курсу. Курс SEK в то время очень сильно колебался и для финансового анализа в нашем предприятии использовался средний курс. Так вот для коммерческого директора мой отчет произвел эффект разорвавшейся бомбы, открыв ему глаза на то, что по некоторым позициям он торгует в убыток, тогда как считал их прибыльными.

Вопрос № 2: Кого обычно назначают руководителем проекта при внедрении подобного рода систем? Ответ тот же — главбуха или финансового. Логично? Вполне. Однако, не уделяем ли мы тем самым внимание лишь одной стороне, забывая других поставщиков и получателей информации? Правомерный вопрос, верно? Мне кажется, что существование подобного рода информационной системы должно быть своеобразным «Проектом», не заканчивающимся с окончанием внедрения программы, являющейся ее ядром. Безусловно, сотрудники отдела информационных технологий должны быть вовлечены в этот проект, однако, я хотел бы поделиться с Вами кое-какими соображениями относительно руководителя проекта. На мой взгляд, серьезность и важность проекта должна подразумевать наличие во главе него профессионального менеджера, имеющего представление обо всех аспектах деятельности предприятия. И в данном контексте мне кажется неверным желание некоторых руководителей отдать эту задачу «чистым IT-шникам». Повторюсь, я считаю их участие очень важным, однако, на мой взгляд, руководитель IT отдела, состоящего из него самого или из него самого и одного дополнительного работника «не тянет» на то, чтобы руководить подобного рода проектами. IT директор — Да, но просто администратор компьютерной сети — Нет! Должен ли это быть «выделенный» человек, либо один из руководителей должен «совмещать» эту задачу с уже имеющимися, вопрос, который зависит от масштабов организации, стадии жизни «Проекта» и в каждом конкретном случае решается индивидуально. Следует только помнить, что система не должна стагнировать, ее надо развивать и совершенствовать и в первую очередь в «концептуальном», а не в техническом плане. Так что, если внедрение ядра системы закончено, почивать на лаврах не стоит (ну, разве только пару месяцев, чтобы перевести дыхание), впереди новые рубежи! И помните, чтобы не Вы были для системы, а система для Вас, кто-то должен постоянно об этом думать!

Алексей Васильев

Февраль 2004